Para ello, es fundamental que los directivos contraten contadores profesionales especializados en el manejo de las finanzas en lugar de tratar de llevar los libros ellos mismos o delegar el trabajo a miembros del personal sin experiencia. AdemĆ”s, se necesita recurrir a soluciones tecnolĆ³gicas que permitan ahorrar en personal administrativo, al mismo tiempo que blindan la informaciĆ³n ante riesgos informĆ”ticos.
De acuerdo con la firma Check Point Research, los ciberataques en LatinoamĆ©rica se incrementaron 38% en el periodo 2020-2021, y de acuerdo con Kaspersky Lab, los ataques de ransomware crecieron 24% en la regiĆ³n durante los primeros tres trimestres de 2021.
Las PyMEs mexicanas estĆ”n mĆ”s vulnerables que nunca ante criminales que usando ransomware encriptan todos los archivos de la compaƱĆa para liberarlos a cambio de cantidades exorbitantes como “rescate”, es sabido que la informaciĆ³n financiera suele ser la mĆ”s atacada preferida por este tipo de delincuentes.
De acuerdo con la firma especializada Attivo Networks, los ataques de ransomware ocupan el puesto nĆŗmero 1 en la lista de los temas mĆ”s preocupantes para las empresas en materia de ciberseguridad. Le siguen los ataques de ingenierĆa social como la segunda mayor preocupaciĆ³n y el nĆŗmero tres en la lista es la actividad interna maliciosa.
Un estudio reciente de Box Factura revela que 63% de los empresarios mexicanos (PyMEs) reconocieron que deben mejorar sus medidas de ciberseguridad para proteger mejor su informaciĆ³n financiera, por otro lado un 84% seƱalĆ³ que les gustarĆa tener mayor control sobre sus facturas digitales para mejorar su gestiĆ³n fiscal y contable.
Los errores mĆ”s comunes que ponen en riesgo la informaciĆ³n fiscal de las PyMEs:
- No utilizar una soluciĆ³n especializada para el almacenamiento de los CFDIs: No contar con una soluciĆ³n especializada puede tener grandes desventajas y abre la puerta a riesgos que pueden tener un impacto financiero o incluso amenazar la viabilidad del negocio.
- Permitir que todos los usuarios tengan acceso total a todos los archivos: Existe informaciĆ³n delicada que no deben conocer todos los empleados administrativos, por ejemplo la nĆ³mina, que debe ser manejada con discreciĆ³n y confidencialidad.
- Almacenar los archivos en el repositorio equivocado: Es muy comĆŗn que las PyMEs recurran a soluciones que no son suficientemente robustas: desde almacenar los archivos en un disco duro externo (que podrĆa extraviarse) o usar un espacio de almacenamiento en un servicio gratuito de cloud (sin la seguridad adecuada), hasta invertir en un servidor de archivos compartidos (que podrĆa resultar oneroso).
- No respaldar periĆ³dicamente la informaciĆ³n: Cuando hay pĆ©rdidas de informaciĆ³n fiscal o contable pueden ocasionar graves problemas con Hacienda.
- No agregar capas de seguridad: Las empresas que no emplean restricciĆ³n de accesos, passwords o encriptaciĆ³n, se arriesgan no solo a perder su informaciĆ³n, tambiĆ©n pueden ser vĆctimas de fugas de informaciĆ³n crĆtica.
La soluciĆ³n: una BĆ³veda Digital Fiscal
La tecnologĆa es la respuesta, una BĆ³veda Digital Fiscal resuelve estos problemas: el personal administrativo tiene acceso a los archivos, los puede visualizar y descargar, pero solamente los administradores autorizados pueden borrarlos. Dado que cuenta con mĆŗltiples respaldos automĆ”ticos, si un archivo es eliminado es posible que se pueda recuperar.
Para facilitar y automatizar tareas contables y fiscales, una BĆ³veda Digital Fiscal analiza la informaciĆ³n de manera inteligente y puede clasificar los documentos en uno o varios de los siguientes rubros: facturas, cuentas por cobrar, recibos, viĆ”ticos, nĆ³mina.
Las principales funciones de la BĆ³veda Digital Fiscal son las siguientes:
· Permite realizar descarga masiva de CFDIs del SAT.
· Procesar la informaciĆ³n.
· Verificar y validar automĆ”ticamente el estado de las facturas.
· Almacenar en un repositorio seguro los archivos digitales.
· Respaldar periĆ³dicamente la informaciĆ³n.
· Gestionar diferentes niveles de acceso de diferentes usuarios.
· Realizar bĆŗsquedas y filtrar las facturas por categorĆas.
· Revisar automĆ”ticamente si algĆŗn emisor de facturas estĆ” en lista negra.
La BĆ³veda Digital Fiscal es un servicio de recepciĆ³n de facturas de Ćŗltima generaciĆ³n en la que no es requisito indispensable tener una suite ERP o una fuerte inversiĆ³n para tener control total sobre los comprobantes fiscales y CFDIs que emiten nuestros proveedores, ademĆ”s de tener plena seguridad de que no tenemos facturas piratas o apĆ³crifas.
La soluciĆ³n permite recibir alertas importantes, por ejemplo, identificar errores en la factura respecto a un RFC incorrecto, un error en datos como el uso de CFDI, RĆ©gimen Fiscal o CĆ³digo Postal.
AdemĆ”s, permite saber en tiempo real cuando las facturas son canceladas o cuando algĆŗn proveedor que nos emitiĆ³ una factura pudiera caer en la lista negra por entrar en la categorĆa de EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas). Las EFOS son personas fĆsicas o morales que no cuentan con activos, personal, infraestructura o capacidad material, los cuales emiten comprobantes fiscales que nunca se llevaron a cabo, con la Ćŗnica finalidad de obtener un beneficio fiscal indebido, Box Factura nos protege ante estos criminales ya que permite analizar automĆ”ticamente cientos de miles de facturas rĆ”pidamente y evitar problemas con el SAT.
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