5 errores comunes que comprometen la seguridad de la información fiscal y contable de las PyMEs.

Hoy en día, llevar la contabilidad o la gestión fiscal en las PyMEs implica resguardar adecuadamente la información y protegerla de criminales y ojos indiscretos al mismo tiempo que se hace un uso óptimo de los recursos administrativos, ahorrando dinero e identificando potenciales problemas como el incumplimiento, el fraude o el robo.

Para ello, es fundamental que los directivos contraten contadores profesionales especializados en el manejo de las finanzas en lugar de tratar de llevar los libros ellos mismos o delegar el trabajo a miembros del personal sin experiencia. Además, se necesita recurrir a soluciones tecnológicas que permitan ahorrar en personal administrativo, al mismo tiempo que blindan la información ante riesgos informáticos.

De acuerdo con la firma Check Point Research, los ciberataques en Latinoamérica se incrementaron 38% en el periodo 2020-2021, y de acuerdo con Kaspersky Lab, los ataques de ransomware crecieron 24% en la región durante los primeros tres trimestres de 2021.

Las PyMEs mexicanas están más vulnerables que nunca ante criminales que usando ransomware encriptan todos los archivos de la compañía para liberarlos a cambio de cantidades exorbitantes como “rescate”, es sabido que la información financiera suele ser la más atacada preferida por este tipo de delincuentes.

De acuerdo con la firma especializada Attivo Networks, los ataques de ransomware ocupan el puesto número 1 en la lista de los temas más preocupantes para las empresas en materia de ciberseguridad. Le siguen los ataques de ingeniería social como la segunda mayor preocupación y el número tres en la lista es la actividad interna maliciosa.

Un estudio reciente de Box Factura revela que 63% de los empresarios mexicanos (PyMEs) reconocieron que deben mejorar sus medidas de ciberseguridad para proteger mejor su información financiera, por otro lado un 84% señaló que les gustaría tener mayor control sobre sus facturas digitales para mejorar su gestión fiscal y contable. 

Los errores más comunes que ponen en riesgo la información fiscal de las PyMEs:

• No utilizar una solución especializada para el almacenamiento de los CFDIs: No contar con una solución especializada puede tener grandes desventajas y abre la puerta a riesgos que pueden tener un impacto financiero o incluso amenazar la viabilidad del negocio.
• Permitir que todos los usuarios tengan acceso total a todos los archivos: Existe información delicada que no deben conocer todos los empleados administrativos, por ejemplo la nómina, que debe ser manejada con discreción y confidencialidad.
• Almacenar los archivos en el repositorio equivocado: Es muy común que las PyMEs recurran a soluciones que no son suficientemente robustas: desde almacenar los archivos en un disco duro externo (que podría extraviarse) o usar un espacio de almacenamiento en un servicio gratuito de cloud (sin la seguridad adecuada), hasta invertir en un servidor de archivos compartidos (que podría resultar oneroso).
• No respaldar periódicamente la información: Cuando hay pérdidas de información fiscal o contable pueden ocasionar graves problemas con Hacienda.
• No agregar capas de seguridad: Las empresas que no emplean restricción de accesos, passwords o encriptación, se arriesgan no solo a perder su información, también pueden ser víctimas de fugas de información crítica.

La solución: una Bóveda Digital Fiscal

La tecnología es la respuesta, una Bóveda Digital Fiscal resuelve estos problemas: el personal administrativo tiene acceso a los archivos, los puede visualizar y descargar, pero solamente los administradores autorizados pueden borrarlos. Dado que cuenta con múltiples respaldos automáticos, si un archivo es eliminado es posible que se pueda recuperar.

Para facilitar y automatizar tareas contables y fiscales, una Bóveda Digital Fiscal analiza la información de manera inteligente y puede clasificar los documentos en uno o varios de los siguientes rubros: facturas, cuentas por cobrar, recibos, viáticos, nómina.

Las principales funciones de la Bóveda Digital Fiscal son las siguientes:

·         Permite realizar descarga masiva de CFDIs del SAT.

·         Procesar la información.

·         Verificar y validar automáticamente el estado de las facturas.

·         Almacenar en un repositorio seguro los archivos digitales.

·         Respaldar periódicamente la información.

·         Gestionar diferentes niveles de acceso de diferentes usuarios.

·         Realizar búsquedas y filtrar las facturas por categorías.

·         Revisar automáticamente si algún emisor de facturas está en lista negra.

La Bóveda Digital Fiscal es un servicio de recepción de facturas de última generación en la que no es requisito indispensable tener una suite ERP o una fuerte inversión para tener control total sobre los comprobantes fiscales y CFDIs que emiten nuestros proveedores, además de tener plena seguridad de que no tenemos facturas piratas o apócrifas.

La solución permite recibir alertas importantes, por ejemplo, identificar errores en la factura respecto a un RFC incorrecto, un error en datos como el uso de CFDI, Régimen Fiscal o Código Postal.

Además, permite saber en tiempo real cuando las facturas son canceladas o cuando algún proveedor que nos emitió una factura pudiera caer en la lista negra por entrar en la categoría de EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas). Las EFOS son personas físicas o morales que no cuentan con activos, personal, infraestructura o capacidad material, los cuales emiten comprobantes fiscales que nunca se llevaron a cabo, con la única finalidad de obtener un beneficio fiscal indebido, Box Factura nos protege ante estos criminales ya que permite analizar automáticamente cientos de miles de facturas rápidamente y evitar problemas con el SAT.