¿Harto de juntas innecesarias?

Por Betzabeth Romero

Directora de Canales para Jabra

Las juntas son los encuentros empresariales que todos amamos odiar.  Por cada junta productiva, parece que hay al menos una o más que son una completa pérdida de tiempo.  He aquí cómo reducir el número de reuniones a las que deba asistir.

Recientemente tuve una experiencia muy desagradable en una reunión de negocios, ese incidente me ha llevado a ser más exigente respecto a las juntas a las que asisto, por no decir que casi todas.
Había accedido a asistir a dicha reunión a pesar de que su descripción había sido un tanto confusa, lo cual debió haber sido mi primer foco rojo.  La reunión se inició a tiempo, pero pronto quedó claro que no tenía ningún orden del día y menos aún un porqué.  Rápidamente se desvió en temas no relacionados con la vaga descripción proporcionada en un principio.
Algunos de los participantes aprovecharon mejor su tiempo con sus smartphones, algunos otros con conversaciones paralelas y otros más comiendo algo.
Cuando la reunión felizmente terminó, habíamos logrado “nada” y no podía creer todo el tiempo que había perdido.  Eso me hizo preguntar a mí misma, cómo las empresas gastan tanto tiempo en juntas y cuántas de ellas son realmente productivas.

¡Estamos perdiendo demasiado tiempo y dinero!

Una respetada firma de consultoría, encontró que el 15% del tiempo colectivo de una organización es gastado en reuniones, un número que ha aumentado desde el 2008.  Los altos ejecutivos gastan más del 40% de su tiempo – 2 días completos a la semana – en reuniones con 3 o más compañeros de trabajo.  La firma encontró, que muchas de ellas, a menudo se programan sin una razón específica.
Todas estas juntas representan un gasto sorprendente.  Solo en E.U., las empresas gastan más de $37mil millones en costos salariales relacionados con reuniones innecesarias, de acuerdo al Bureau de Estadísticas de E.U.
Yo me sentí frustrada cuando analicé todo lo que me había sucedido, pero sobre todo enojada conmigo misma por haber sido atraída a una tarea tan improductiva.  Decidí tener más cuidado con las reuniones a las que asisto.


Así que aquí está un mal consejo para cualquier persona que desee llevar a cabo juntas de negocios más productivas:

1. Piénsalo bien antes de apretar el botón enviar.

El Outlook lo facilita todo – talvez demasiado – sobre todo para enviar avisos de reunión.  Antes de organizar una reunión pregúntese: ¿Esto absolutamente requiere de una junta?  Usted tal vez pueda lograr su objetivo haciendo un par de llamadas o enviando un mensaje o dos.

2. Guárdese el “cuantos más mejor” para las fiestas, definitivamente eso no aplica para las reuniones de negocios.

Si requiere organizar una reunión, pregúntese: ¿Qué personas requieren asistir forzosamente?  Invite sólo a aquellas cuya presencia sea vital para resolver el problema en cuestión.

3. Diga por qué deben asistir los participantes.

En su invitación a la reunión, explique claramente la razón de su llamado, por qué es necesaria la presencia de los asistentes y lo que espera lograr.  Invite a los asistentes a optar por no asistir, si es que sienten que no pueden contribuir de una manera significativa.

4. Sea minucioso con los detalles.

Las juntas no se llevan a cabo solas.  La conducción de una buena reunión significa obtener los detalles correctos: Tener una agenda clara de la reunión.  Si se requiere la lectura, envíe los materiales por adelantado.  Mantenga la reunión correctamente focalizada, comience y termine a tiempo.  Y si los participantes no prestan atención, exija que lo hagan.
El tiempo es demasiado valioso para desperdiciarlo en reuniones de negocio improductivas e innecesarias.  Aprendí mi lección.  Si recibo un “meeting” que no cumpla con los 4 puntos, lo rechazaré.
Le invito que usted haga lo mismo.